Hay un tipo de cliente perdido que no aparece en ningún sitio, porque no llegó a decir que no. Simplemente no leyó lo que le mandaste. Y desde fuera se parece muchísimo a un cliente al que no le interesaba.
Pasa más de lo que parece en negocios pequeños, y casi siempre se descubre por casualidad: alguien mira su carpeta de spam buscando otra cosa y ahí están tus tres últimos correos, ordenaditos, sin abrir. Cuando eso ocurre no es mala suerte. Es una señal de que tu dominio no está diciendo quién eres de la manera que esperan los buzones que reciben.
Por qué pasa, aunque no hagas nada raro
El correo electrónico se inventó confiado. Cuando se diseñó, cualquiera podía escribir en el remite lo que le diera la gana, y durante años eso no fue un problema. Luego llegaron las estafas, la suplantación de bancos y los correos falsos a nombre de empresas reales, y los buzones grandes tuvieron que ponerse a desconfiar por defecto.
Hoy, cuando tu correo llega a un buzón ajeno, alguien decide en milisegundos si te pone en la bandeja principal o en la carpeta gris. Y no lo decide leyendo tu mensaje: lo decide mirando si tu dominio tiene puestas sus firmas y qué historial arrastra la dirección desde la que escribes. Un presupuesto honrado, enviado desde un dominio sin firmar, se parece técnicamente a un intento de suplantación. El filtro, ante la duda, prefiere equivocarse contigo antes que colar una estafa.
El filtro no juzga si eres buena gente. Juzga si puedes demostrar que eres quien dices ser.
Las tres firmas de tu dominio, en cristiano
Son tres apuntes que se ponen una vez en la configuración del dominio. No cambian nada de tu forma de escribir ni de tu programa de correo. Puedes no entender cómo funcionan por dentro, pero conviene saber qué contesta cada una.
Ponerlas es trabajo de una tarde para quien lleve tu dominio, y no hay que repetirlo. La única regla que conviene recordar es que si algún día cambias de proveedor de correo, hay que revisarlas, porque se quedan apuntando al sitio antiguo y ahí empiezan los misterios.
Lo otro que te manda a la carpeta gris
Las firmas son la mitad de la historia. La otra mitad son costumbres del día a día que hacen daño sin que lo parezca.
- Escribir desde una cuenta gratuita con el nombre de la empresa. Un presupuesto que sale de una dirección de correo genérica firmado como si fuera una empresa es exactamente el patrón que los filtros llevan años aprendiendo a castigar. Y, de paso, te resta seriedad delante de quien lo lee.
- Mandar cincuenta correos iguales de golpe desde el buzón de siempre. El buzón de trabajo está pensado para conversaciones, no para tandas. Si necesitas avisar a toda tu lista de clientes, eso se hace con una herramienta de envíos y con permiso previo, no con copia oculta.
- Un dominio recién estrenado. Los primeros días de un dominio nuevo nadie se fía de él. Se arregla usándolo con normalidad un tiempo, no pagando por acelerarlo.
- Adjuntos pesados y enlaces acortados. Un PDF de veinte megas y un enlace que esconde el destino real son dos señales clásicas. Mejor el archivo aligerado y el enlace entero, con tu dominio a la vista.
- Escribir a direcciones que ya no existen. Cada correo devuelto cuenta en tu contra. Si vas a escribir a una lista vieja, límpiala antes.
Cómo saber si te está pasando a ti
No hace falta ninguna herramienta para el primer diagnóstico, que además es el más fiable.
- Pregunta a tres clientes de confianza si tus correos les aparecen en la bandeja normal. Que miren la carpeta de spam delante de ti. En dos minutos sabes más que con cualquier informe.
- Mándate un correo a ti mismo a una cuenta personal de otro proveedor distinto al de la empresa, con un adjunto y un enlace, como si fueras un cliente. Mira dónde cae.
- Repasa tus últimos presupuestos sin respuesta. Si el silencio se concentra en clientes de un mismo proveedor de correo, no es casualidad.
- Pide a quien lleva tu dominio que te enseñe las tres firmas y que te diga cuáles están puestas. Es una pregunta legítima y la respuesta se entiende sin saber informática: están o no están.
Lo que no te van a contar
Nadie puede garantizarte la bandeja de entrada. Se puede hacer todo bien y aun así un buzón concreto puede apartarte un día. Quien te venda entrega garantizada te está vendiendo algo que no controla, igual que quien te garantiza el primer puesto en Google.
Las herramientas de test dan una nota, no la verdad. Sirven para ver si las firmas están puestas. No sirven para saber qué hará el buzón de tu cliente, que también mira si tú y él os escribís de verdad.
La reputación no se compra, se gasta. Se construye despacio, escribiendo a gente que te abre y te contesta, y se pierde rápido con una tanda de envíos a una lista comprada. Ese atajo sale caro y encima es ilegal en España sin consentimiento.
Si te suplantan, te enteras tarde. El único aviso decente son los informes de DMARC. Sin ellos, alguien puede pasarse meses escribiendo a tus clientes con tu nombre y tú te enteras el día que uno te llama enfadado.
Por dónde empezar el lunes
Si solo vas a hacer una cosa, que sea comprobar que tu dominio tiene las tres firmas puestas y en verde. Es lo más barato que se puede hacer por tus ventas: no trae clientes nuevos, pero deja de perder los que ya te estaban diciendo que sí.
Y si lo segundo que vas a hacer es dejar de mandar presupuestos desde una cuenta gratuita, mejor todavía. Tu dominio ya lo pagas. Úsalo también para el correo.
Preguntas que nos hacen
¿Por qué mis correos acaban en spam si no envío publicidad?
Porque el filtro no juzga tus intenciones, juzga señales: si tu dominio tiene puestas sus firmas y qué historial tiene el buzón desde el que escribes. Un presupuesto legítimo enviado desde un dominio sin firmar se parece bastante a un intento de suplantación, y ante la duda el buzón prefiere apartarlo.
¿Qué son SPF, DKIM y DMARC en cristiano?
Tres apuntes que se ponen en el dominio. SPF dice qué servidores pueden enviar en tu nombre, DKIM pone un sello a cada mensaje que demuestra que salió de ahí sin manipular, y DMARC dice qué hacer cuando algo no cuadra, además de mandarte informes de quién envía correo diciendo ser tú.
¿Cuánto se tarda en arreglarlo?
La parte técnica, una tarde. La reputación no depende de ti y va más despacio: un dominio nuevo necesita semanas de uso normal antes de aguantar envíos grandes. Por eso nadie serio te puede garantizar la bandeja de entrada.
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