Tiene un nombre imposible, algo con guiones bajos y la palabra «bueno» al final. Está lleno de pestañas de colores. Lo sabe todo. Y hay una sola persona en la empresa capaz de tocarlo sin sudar.
Dentro está el stock, o los precios, o los vencimientos, o quién debe qué y desde cuándo. A menudo las cuatro cosas a la vez, en pestañas distintas, unidas por fórmulas que alguien escribió hace cuatro años una tarde de viernes.
Conviene decir esto antes de seguir: ese archivo no es un fracaso, es un éxito. Alguien tuvo un problema real y lo resolvió con lo que tenía a mano, sin pedir presupuesto ni esperar a nadie. Funcionó tan bien que se quedó. El problema no es la hoja de cálculo. El problema es que dejó de ser una hoja de cálculo y pasó a ser el sistema de la empresa, y eso no lo decidió nunca nadie.
Cómo se llega ahí sin querer
Empezó con dos columnas y un total. Luego hizo falta saber qué había en el almacén, y se añadió una pestaña. Después los precios de un proveedor, otra pestaña. Cuando llegó el segundo empleado, una columna con sus horas. Cada añadido era pequeño y razonable.
Nunca hubo un momento en el que aquello pareciera grave, y por eso nunca hubo un momento para pararlo. Un día miras el archivo, ves once pestañas y te das cuenta de que si eso se pierde, la empresa se queda muda.
Nadie decidió que la empresa dependiera de un archivo. Simplemente ningún día pareció el día de cambiarlo.
Las tres cosas que se rompen siempre
Da igual el sector. Cuando un archivo así lleva años en marcha, falla por los mismos tres sitios.
La copia. Haz la prueba mañana: pregunta dónde está la copia buena y de cuándo es. Si hay que pensar la respuesta, ya tienes el primer problema. Muchos de estos archivos viven en el portátil de alguien, o van y vienen por correo con el nombre cambiado.
La versión. Dos personas abren el archivo el mismo día, cada una guarda lo suyo y desde ese momento hay dos verdades. Lo peor de esto es que no salta ningún aviso: el archivo sigue abriéndose igual de bien, solo que ahora miente. Cuando alguien lo descubre, suele ser porque un cliente ha recibido un precio que no era.
La persona. Solo una sabe por qué esa celda está en rojo, qué pestaña no hay que tocar y qué significa la columna que pone «OJO». Cuando se va de vacaciones, la empresa va más despacio y todo el mundo lo nota. Si se va de la empresa, se lleva el manual dentro de la cabeza.
Lo que no hay que hacer: tirarlo
La reacción típica cuando alguien se asusta es decidir que hay que meter «un programa de verdad». Y ahí es donde se pierde el dinero.
Se contrata un sistema grande, lleno de módulos, y a los tres meses medio equipo sigue usando el archivo viejo a escondidas, porque el programa nuevo no hace esa cosa concreta que el Excel hacía en dos clics. Resultado: dos sistemas, el doble de trabajo y ninguna verdad.
Merece la pena entender por qué ganó la hoja de cálculo. Es flexible, no pide permiso y la entiende su dueño. Cualquier cosa que la sustituya tiene que ser mejor en eso, no solo parecer más seria.
Cómo salir de ahí sin sustos
Por orden, y las tres primeras no cuestan dinero.
- Ponlo donde no se pueda perder. Antes de cambiar nada, que el archivo viva en un sitio con copia automática e historial de versiones, de modo que se pueda volver a como estaba el martes pasado. Es una tarde de trabajo y quita de golpe el susto más gordo de los tres.
- Escribe las reglas que solo están en una cabeza. Media hora y un documento normal, en cristiano: qué significa cada color, qué pestaña se toca y cuál no, qué hay que hacer a fin de mes. Es la medida más barata que existe contra el día en que esa persona no esté.
- Averigua qué está haciendo de verdad. Casi nunca hace una sola cosa. Suele estar haciendo de inventario, de tarifa, de agenda y de control de cobros a la vez. Escribir esa lista es lo que permite cambiar una pieza sin tocar las demás.
- Sustituye solo la más dolorosa. La que más manos toca o la que más errores da. Si sale bien, sigues por la siguiente. Si sale mal, has perdido una pieza, no la empresa.
Lo que no te van a contar
El archivo no desaparece del todo, y está bien que no lo haga. Siempre queda para lo raro, para el cálculo de una vez o para la simulación de un presupuesto. Quien te prometa que vas a dejar de abrir hojas de cálculo te está vendiendo humo.
La parte difícil no es técnica, es de costumbres. Mover los datos es lo fácil. Conseguir que el equipo deje de abrir el archivo de siempre es lo que de verdad cuesta, y solo se logra si lo nuevo es más cómodo, no más correcto.
A veces la respuesta correcta es no tocar nada. Si el archivo funciona, lo entienden dos o tres personas y hay copia automática, no hay ninguna urgencia. Los tres primeros pasos de la lista de arriba resuelven la mayoría de los sustos sin gastar un euro, y nos parece bien decirlo aunque no nos convenga.
Preguntas que nos hacen
¿Es malo llevar la empresa en una hoja de cálculo?
No por sí mismo. Una hoja de cálculo es rápida, flexible y la entiende quien la hizo, y por eso gana tantas veces a programas que costaron dinero. Se vuelve un problema cuando deja de ser una herramienta y pasa a ser el sistema del que depende todo: cuando no hay copia fiable, cuando circulan dos versiones a la vez o cuando una sola persona sabe interpretarla.
¿Qué pasa si la persona que lo lleva se va de la empresa?
Ese es el riesgo real y casi nunca se mira hasta que ocurre. No se va solo la persona: se va el criterio que no está escrito en ninguna parte. Escribir esas reglas en un documento normal, en media hora y sin tecnicismos, es la medida más barata y más eficaz que existe contra ese día.
¿Cuánto se tarda en sustituirlo por algo a medida?
Depende sobre todo de cuántas cosas distintas esté haciendo ese archivo a la vez, que suelen ser más de las que parece. Por eso el primer paso no es sustituir nada, sino separar esas funciones para poder cambiar una sola y dejar el resto en paz.
¿Merece la pena si somos cuatro personas?
A veces no, y conviene decirlo. Si el archivo funciona, lo entiende más de una persona y hay copia automática con historial, no hay nada urgente que arreglar.
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